Elektroniczna wymiana danych — czym jest system EDI?

Prowadzenie poważnego przedsiębiorstwa wymaga zadbania o wiele spraw i odpowiednie skomunikowanie, nie tylko wewnątrz firmy, ale także z dostawcami, kontrahentami i podwykonawcami. Bez dobrze dopracowanego systemu nie da się skutecznie prowadzić dokumentacji i dbać o terminowość dostaw i płatności. Idealnym rozwiązaniem dla każdego przedsiębiorstwa może być wdrożenie systemu EDI czyli elektronicznego systemu wymiany danych. W tym artykule opiszemy jak działa ten system i czemu warto z niego korzystać.

Jakie funkcji pełni system EDI?

System EDI, czyli Electronic Data Interchange, to specjalnie przygotowany system, opierający się na zunifikowanych plikach, umożliwiający automatyczne przesyłanie oraz odbieranie wszelkiego rodzaju dokumentów. Dużo na temat systemów EDI dowiedzieć się można z artykułu „Czym jest EDI? Jak działa system i ile kosztuje?”, który wyjaśnia każdy aspekt ich działania szczegółowo.

Z pomocą systemu EDI można bez problemów zautomatyzować proces przesyłania faktur i zamówień, co ułatwia kontrolowanie terminowości rozliczeń z klientami i zapewnia utrzymanie regularnych dostaw bez opóźnień. Również otrzymywane dokumenty związane z płatnościami i zamówieniami automatycznie wprowadzane są do systemu. Takie rozwiązanie ułatwia pracę wszystkim działom firmy, szczególnie jeśli system EDI zostanie zintegrowany z systemem ERP.

Na jakiej zasadzie działa elektroniczny system wymiany danych?

Klasycznym sposobem przesyłania dokumentów pomiędzy przedsiębiorstwami przez długi czas opierał się na klasycznej wysyłce pocztowej, lub wymianie osobistej. Po zintegrowaniu większości branży z systemem cyfrowym wymiana dokumentów przeniosła się na pocztę e-mail, która umożliwia przekazanie dowolnych dokumentów w czasie rzeczywistym. To rozwiązanie posiada jednak wadę identyczną, jak w przypadku klasycznej poczty. Wymaga ręcznego wprowadzania wszystkich dokumentów do systemu firmy. Dodatkowym problemem może być duża różnorodność typów plików wykorzystywanych do generowania dokumentów.

W przypadku systemu EDI dostępnego, chociażby na stronie https://odl.com.pl/system/edi, nie ma problemów z wprowadzaniem ani formatem dokumentów.  System ten łączy się bezpośrednio z systemem odbiorcy dokumentu i przekazuje plik o zunifikowanym formacie, dzięki czemu niezależnie od dostawcy oprogramowania, każde będzie w stanie odczytać i automatycznie wprowadzić dokument.

Jaki format plików jest wykorzystywany przy systemie EDI?

By wymiana dokumentów mogła być bezproblemowa, wykorzystuje się jeden format pliku, niezależnie od rodzaju wystawianego dokumentu. Wykorzystywane są do tego celu pliki XML, które umożliwiają przetwarzanie wszelkiego rodzaju danych, zarówno liczbowych, jak i tekstowych. Formatowanie plików jest uniwersalne, dzięki czemu niezależnie od dostawcy systemu EDI, każda firma będzie widziała dokumenty w identyczny sposób. Nie ma również znaczących ograniczeń pod względem ilości informacji w dokumencie, ponieważ pliki XML nawet przy bogatych w treść dokumentach nie mają dużych rozmiarów, co ułatwia ich przesyłanie bez obciążania sieci po stronie obydwu przedsiębiorców.

Czemu warto postawić na system EDI?

Wykorzystanie klasycznego przesyłania dokumentów poprzez pocztę e-mail wymaga każdorazowo ręcznego wprowadzania ich do systemu firmy. Wiąże się to z dodatkowym nakładem pracy oraz możliwością wystąpienia pomyłek, które mogą być kosztowne w skutkach. Sama ręczna obsługa dokumentów może powodować dodatkowe problemy wynikające z możliwości przeoczenia dokumentu lub jego późne wprowadzenie.

Często przekłada się to na opóźnienie w płatności lub przedłużenie procesu realizacji zamówień. System EDI automatyzuje cały proces, dzięki czemu faktury trafiają wprost do działu księgowości umożliwiając terminową płatność, a zamówienia kierowane są bezpośrednio do realizacji zapewniając płynność wysyłek. Przekłada się to na dużo sprawniejszą obsługę klientów i podnosi standard całego przedsiębiorstwa.